CONTRATOS
Para acceder al componente de GESTIÓN DE CONTRATOS podrá hacerlo de dos formas:
Si es usuario de G5 ERP: Módulo Mayoristas – Otros procesos – Contratos de proveedores.
Si es usuario de G6 Contratos: seleccionar la opción del menú Contratos.
El primer paso para generar los contratos de proveedores es configurar las plantillas.
Disponemos de un editor similar a Microsoft Word donde podremos escoger el tipo y tamaño de letra, el alineado…
Estos contratos tienen incluidas unas etiquetas que se sustituirán por los datos del proveedor al que emitamos el contrato o por los nuestros.
Para añadir nuevas etiquetas, haremos doble clic en cualquier parte del texto del contrato y tendremos un listado de etiquetas que podemos añadir.
Hay dos opciones, que sea contrato principal o anexo. En caso de que la plantilla sea contrato principal, lo indicaremos en la cabecera.
Si, por el contrario, es anexo, debemos indicar que es anexo y a que contrato va enlazado.
Una vez tengamos las plantillas creadas, procederemos a enviar estos contratos a los proveedores.
Para generar un nuevo contrato, primero debemos obtener los datos del apoderado del proveedor, para ello tenemos la opción “RECLAMAR DATOS DE APODERADO” de la barra de opciones inferior.
Nos saldrá un listado con los proveedores donde seleccionaremos uno o más registros para realizar el envío de petición de datos o asignar los apoderados.
Antes de realizar esto, debemos seleccionar el tipo de contrato en la cabecera.
Por un lado, podemos asignar al proveedor que este incluido en el registro de agricultura como apoderado mediante este botón.
También podemos asignar al proveedor como apoderado si este es una persona física con el siguiente botón.
Por último, podemos mandarle un correo a los proveedores para que sean estos los que rellenen los datos de apoderado.
Para ello debemos seleccionar los proveedores y mandarles el correo. Antes de eso, eliminaremos los correos inválidos con este botón.
En la cabecera, tenemos una check para que nos muestre el último consumo.
Si ponemos el cursor encima de la columna “ultimo consumo”, tenemos un filtro por columna.
Al pinchar, abrirá este calendario.
Aquí indicaremos la fecha por la que vamos a querer filtrar.
Una vez suprimidos los registros con correos inválidos, seleccionamos los proveedores a los que queremos mandar el correo y pulsamos sobre el botón “ENVIAR SOLICITUDES PARA RELLENAR APODERADOS”.
En ese momento, al proveedor le llegará un correo con un enlace donde tendrá que acceder para rellenar los datos, este es un ejemplo:
Cuando acceda al enlace, le redireccionará a un formulario web para que introduzca los datos obligatorios para la firma del contrato y nos lo envíe.
Estos datos se grabarán en la ficha de proveedor, en el apartado “CONTACTOS” y se le asignará automáticamente el rol de apoderado para la firma de contratos.
Para consultar estos datos, debemos acceder a la ficha del proveedor.
Si es usuario de G5 ERP: Módulo Mayoristas – Administradores – Proveedores.
Si es usuario de G6 Contratos: seleccionar la opción del menú Proveedores.
Tenemos la opción de rellenar estos datos manualmente. Para ello, primero debemos irnos al administrador de proveedores.
Hacemos doble clic encima del proveedor que queramos consultar.
En el listado de opciones del que disponemos en la parte derecha, pinchamos en “CONTACTOS”. Entonces se añadirá una nueva solapa en la parte superior.
Aquí podemos consultar los datos grabados anteriormente.
Otra de las funciones que podemos hacer en esta pestaña es añadir un apoderado manualmente.
Primero nos dirigiremos al proveedor del que queramos añadir el apoderado y pinchamos en “NUEVO REGISTRO”.
Y rellenamos los datos de la ficha.
Es importante que en el campo “CARGO” indiquemos que es gerente para que así, este contacto tenga rol de apoderado.
Cuando hayamos terminado de rellenar los datos, pinchamos en “ACEPTAR” y se nos generará un registro.
Una vez tengamos los datos del apoderado, el siguiente paso es generar el contrato para proceder a su firma por ambas partes.
Para ello pulsamos sobre la opción “CREAR CONTRATOS DESDE PLANTILLAS ESTABLECIDAS”.
Se abrirá un cuadro de diálogo donde señalaremos las características de nuestro contrato:
Tipo de contrato: AICA (Ag.Inf. y Control Alimentario).
Plantilla a aplicar: (tipo de contrato que queramos enviar).
Apoderado para que figure en el contrato: (Apoderado de tu empresa).
Seleccionamos el/los proveedores a los que queremos generar el contrato.
Teniendo seleccionado el proveedor crearemos el documento con todos los datos incluidos, pulsamos el botón “GENERAR CONTRATOS Y ASOCIARLOS A LOS PROVEEDORES”.
Para consultar los documentos creados, volveremos a la lista y refrescamos la información.
Para acceder al documento, simplemente haremos doble clic sobre la línea del contrato.
En la siguiente pantalla, vemos el detalle del registro, pudiendo consultar el documento asociado en el panel de la derecha.
El último paso es mandar el contrato para su firma.
Esto lo haremos desde el listado de contratos, pulsando en la opción “ENVIAR POR CORREO LOS CONTRATOS PARA SU FIRMA”.
De esta forma, en el listado aparecerá un nuevo campo para poder seleccionar los registros que queremos enviar
Una vez seleccionado el contrato que queremos enviar, pulsaremos sobre el botón “ENVIAR LOS CORREOS MARCADOS”.
Si todo es correcto, saldrá un mensaje indicando que el correo ha sido enviado con éxito.
Para enviar de nuevo el correo, tendremos que seleccionar todos los estados en la solapa de “estados”.
Nuevamente, al proveedor le llegará un correo electrónico con el contrato generado adjunto, el enlace para acceder al documento y un PDF con el contrato para proceder a su firma.
Si accede al documento mediante el enlace, emergerá una ventana como la que enseñamos a continuación y podrá leer, descargar e imprimir el contrato, antes de proceder a su firma.
Para la firma, dispone de tres opciones:
Firma manual. El proveedor, tiene la opción de firmar manualmente el contrato, ya sea porque se descarga el PDF del contrato que le llega a su correo electrónico y nos lo devuelva firmado por correo o porque le enviemos vía dirección postal el correo y este nos lo devuelva.
En ambos casos debemos ser nosotros los que subamos el contrato firmado y lo adjuntemos a la documentación.
Una vez recibamos el contrato firmado, en el editor de contratos, abrimos las imágenes asociadas.
Mediante ese botón abrimos el explorador de archivos.
Buscamos el contrato firmado, y haciendo doble clic encima del archivo, se adjuntará el contrato firmado.
Firma con certificado digital. En caso de que el proveedor disponga de certificado digital en vigor, podrá utilizarlo para firmar el documento.
Firma con un SMS. Si, por el contrario, lo firma por SMS, le llegará un mensaje al número de móvil indicado con un código de un sólo uso
Es importante que todos los datos, tanto del mayorista como del proveedor, estén indicados correctamente y sean válidos para poder completar el proceso.
Una vez validado ya aparecerá en el listado de G5 cómo firmado.
Para consultar la firma de este contrato, debemos primero irnos a la lista de contratos.
Y en la columna “Descripción del estado”, fijarnos los que tengan el estado “Firmado”.
Hacemos doble clic encima de ese contrato y veremos el detalle. Y en la ventana “Imágenes asociadas”, tendremos dos registros.
Y es en la segunda página donde tendremos el contrato firmado por el proveedor.
Si queremos borrar el documento que hemos generado, lo podemos hacer mediante este botón.
Si, por el contrario, queremos borrar un movimiento, por ejemplo, el movimiento de enviado por correo, lo haremos con el siguiente botón.
PROVEEDORES
Si es usuario de G5 ERP: Módulo Mayoristas – Administradores – Proveedores.
Si es usuario de G6 Contratos: seleccionar la opción del menú Proveedores.
Creación de un nuevo proveedor.
Desde la botonera superior, pinchamos en nuevo registro.
Rellenamos los datos básicos, nombre fiscal y comercial, dirección, CIF y tipo de fiscalidad.
Es importante indicar la localidad del proveedor. Y correo electrónico debemos introducirlo ya que tenemos mandarle diferente información directamente a su correo.
Pasamos a la siguiente solapa, “restricciones”.
Esta solapa la usaremos para indicar el modo de liquidación que se les aplicarán a sus facturas. En este caso el proveedor tiene tipo de operación firme.
Tenemos un check donde podemos indicar si el proveedor es productor primario.
Lo último, pinchamos en aceptar y, de esta forma, grabaremos los datos del proveedor.
IMPORTACIONES
Si es usuario de G5 ERP: No es necesario que realice este proceso.
Si es usuario de G6 Contratos: seleccionar la opción del menú Importaciones.
Para comenzar con la importación, lo primero es escoger la clase de importación que vamos a realizar.
Acto seguido pincharemos en “GENERAR FICHERO DE MUESTRA”.
Esto generará un documento Excel donde se proporciona una serie de columnas que son necesarias para realizar la importación.
DEBEMOS DEJAR EL NOMBRE DEL FICHERO QUE NOS GENERA POR DEFECTO
Una vez hayamos rellenado ese fichero Excel con todos los datos de clientes, proveedores o productos, realizaremos la importación.
Para ello pichamos en “INICIAR SISTEMA DE IMPORTACIÓN”
Al iniciar la importación se activa el botón de “CAPTURAR FICHERO XLS”.
Seleccionamos el fichero que vamos a importar.
PRODUCTOS
Si es usuario de G5 ERP: Módulo Mayoristas – Administradores – Productos.
Si es usuario de G6 Contratos: seleccionar la opción del menú Productos.
Para iniciar la creación de un nuevo producto, pinchamos en “nuevo producto”.
Al hacer esto, se habilitarán los siguientes campos para que los rellenemos con la información del producto.
Con que rellenemos el código y descripción del producto, la familia a la que pertenece y el porcentaje de IVA es suficiente. Aunque disponemos de otros campos que podemos rellenar si es necesario.
Podemos crear un código de producto automático, para ellos usaremos el siguiente botón.
Entonces se abrirá este CD que debemos rellenar y esto nos generará un código y una descripción a partir de la familia y la variedad del producto.
Una vez hayamos terminado de introducir los datos del producto, lo grabamos.
Al grabarlo se crea un nuevo registro en la lista de productos.
TARIFAS
Si es usuario de G5 ERP: Módulo Mayoristas – Otros procesos – Tarifas de proveedores.
Si es usuario de G6 Contratos: seleccionar la opción del menú Tarifas.
Creamos una nueva tarifa con el botón 
.
Rellenamos la descripción de la tarifa e indicamos el proveedor al que pertenece, o si no, marcamos que es una tarifa genérica. Una vez hecho esto, grabamos la cabecera.
Después debemos añadir los productos a la tarifa con el botón 
que se encuentra en la botonera de la zona inferior.
Seleccionamos los productos y aceptamos.
Estos serán los productos que añadamos a la tarifa.
AICA
Si es usuario de G5 ERP: Módulo Mayoristas – Otros procesos – Contratos de proveedores.
Dentro de este componente, encontraremos una solapa para la gestión de AICA.
Si es usuario de G6 Contratos: seleccionar la opción del menú AICA. Aunque desde Contratos también podemos acceder, mediante la solapa.
Este es el último paso para completar la subida de los contratos AICA de los proveedores.
Antes de subir estos contratos, tenemos que informar a AICA sobre los proveedores con los que vamos a tener contratos.
Esto lo haremos desde la solapa “Descarga de proveedores para AICA”.
Primero cargamos los proveedores, solo aparecerán en este listado los que sean productores primarios, ya que son solo los contratos que tenemos con estos los que debemos presentar a AICA.
Una vez cargados, pinchamos en el botón rojo de Excel 
. Esto va a generar un fichero Excel que debemos subir a la web de AICA.
DEBEMOS DEJAR EL NOMBRE DEL FICHERO QUE NOS GENERA POR DEFECTO
Con este documento, una vez descargado, nos dirigimos a la web de AICA y subimos el archivo.
De esta manera estamos informando a AICA de los proveedores con los que tendremos contratos.
En caso de tener un nuevo proveedor una vez ya subido el fichero, debemos volver a sacar el archivo, solo con el nuevo proveedor, y subirlo a la web.
Cuando accedemos a la solapa de “Envíos AICA” observamos una pantalla donde vamos a cargar todos los contratos pendientes de subir a AICA.
Una vez cargados, los seleccionamos y enviamos los contratos.
